Privacy notice
Hinweisblatt zum Datenschutz
gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie zu einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten oder zu einer Online-Kennung – identifiziert werden kann.
Die Organisation und Durchführung der Konferenz „BWPlus KolloquiumBW 2025“ am 30.09.2025 erfolgt im Auftrag des Umweltministeriums Baden-Württemberg (UM BW) durch den Projektträger Karlsruhe (PTKA).
Folgende Informationen sind Ihnen gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung [EU] 2016/679) bei Erhebung der personenbezogenen Daten mitzuteilen:
• Zu Art. 13 Abs. 1a) und b) – Verantwortlicher / Datenschutzbeauftragter – :
Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist das Umweltministerium Baden-Württemberg:
Kernerplatz 9
70182 Stuttgart
Telefon: 0711 126-0
E-Mail: poststelle@um.bwl.de
Die behördlichen Datenschutzbeauftragte erreichen Sie direkt unter der E-Mail-Adresse datenschutz@um.bwl.de, telefonisch oder postalisch über die oben genannten Kontaktdaten des Umweltministeriums. Bitte kennzeichnen Sie im Falle der postalischen Übermittlung den Umschlag mit „Datenschutzbeauftragte“.
• Zu Art. 13 Abs. 1 c) – Zweck und Rechtsgrundlage – :
Anmeldung zu BWPlus Kolloquium2025
Für die Anmeldung zur Veranstaltung BWPlus Kolloquium2025 sind Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Organisation/Firma zwingend erforderlich. Diese werden für die Organisation der Veranstaltung und für evtl. Rückfragen benötigt. Ihre Daten werden zu diesem Zweck gespeichert und nur im Rahmen der Veranstaltungsdurchführung und der Information zu zukünftigen Veranstaltungen gleichen Themas verarbeitet. Dies erfolgt ausschließlich durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des UM BW sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Projektträger Karlsruhe / Karlsruher Institut für Technologie (KIT) und dem externen Dienstleister Go.Control.
Mit jeder dieser Parteien wurde vor der Datenverarbeitung eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen. Ihre personenbezogenen Daten werden von dem Projektträger im Auftrag vom UM BW erhoben, verarbeitet und gespeichert.
Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der mit dem Anmeldeformular übermittelten Daten – zwingende wie optionale Angaben – auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO erfolgt.
Ihre Einwilligung können Sie jederzeit durch eine E-Mail an event@ptka.kit.edu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund Ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang Ihres Widerrufs unberührt.
Bild-, Film- und Tonaufnahmen
Wir weisen Sie darauf hin, dass während der Veranstaltung Bild-, Film- und Tonaufnahmen durch einen vom UM BW beauftragten Dienstleister angefertigt werden können. Geeignete Auszüge aus den Aufnahmen werden im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, zur Dokumentation und/oder zur Nachbereitung durch das UM BW oder durch einen Dienstleister verwendet, der im Auftrag des UM BW handelt.
Die Anfertigung der Aufnahmen erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.
Es ist beabsichtigt, geeignete Auszüge aus den Aufnahmen der Veranstaltung BWPlus Kolloquium2025 im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation u. a. in folgenden Bereichen zu veröffentlichen:
§ auf der Internetseite www.ptka.de jederzeit weltweit durch jedermann abrufbar,
§ in gedruckten Publikationen und Dokumentationen sowie in der Berichterstattung und Pressearbeit.
Die Veröffentlichung der Aufnahmen erfolgt auf Grundlage von Art. 85 DSGVO i. V. m. § 22 KUG zur Berichterstattung über diese Veranstaltung und erfordert Ihre Einwilligung. Die Einwilligung können Sie bei Vorliegen eines wichtigen Grundes jederzeit unter event@ptka.kit.edu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Veröffentlichte Aufnahmen werden im Falle eines Widerrufs der Einwilligung zur Veröffentlichung nach Zugang des Widerrufs von allen Webseiten – soweit das UM die Verfügungsmöglichkeit hat – gelöscht und nicht mehr für neue gedruckte Publikationen, Dokumentationen, die Berichterstattung oder die Pressearbeit verwendet.
• Zu Art. 13 Abs. 1e) – Empfänger der personenbezogenen Daten – :
Ihre personenbezogenen Daten werden an die mit der Aufgabe betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des UM BW, des Projektträger Karlsruhe / Karlsruher Institut für Technologie (KIT). Die Daten bleiben die gesamte Zeit in der EU.
Mit jeder dieser Parteien wurde vor der Datenverarbeitung eine entsprechende Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen. Zudem wird ggf. die zur Presse und Öffentlichkeitsarbeit erhobenen Daten auch an Medienvertreter weitergegeben.
• Zu Art. 13 Abs. 2a) – Speicherdauer –:
Ihre im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung BWPlus Kolloquium2025 erhobenen Daten, werden, soweit Sie ihre Einwilligung nicht widerrufen, 3 Jahre nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit mit einer E-Mail an event@ptka.kit.edu widerrufen. Folgende Daten werden als Pflichtangaben erhoben:
2. Vorname
3. Nachname
4. E-Mail-Adresse
5. Organisation/Firma
Bild-, Film- und Tonaufnahmen werden bis auf Widerruf oder bis spätestens zum 31. Dezember 2028 gespeichert und anschließend gelöscht.
• Zu Art. 13 Abs. 2b), c) und d) – Ihre Rechte – :
Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
§ Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
§ Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
§ Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
§ Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
§ Recht auf Widerspruch gegen die Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung, Art. 21 DSGVO
§ Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO) erfolgt, können Sie diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund Ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang Ihres Widerrufs unberührt.
Die vorgenannten Rechte können Sie unter poststelle@um.bwl.de geltend machen.
Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde, Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden- Württemberg.
Sie können sich mit Fragen und Beschwerden auch an die Datenschutzbeauftragten des Umweltministeriums wenden. Sie erreichen den behördlichen Datenschutzbeauftragten direkt unter der E-Mail-Adresse datenschutz@um.bwl.de.
• Zu Art. 13 Abs. 2f) – automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling – :
Ihre Daten werden vom UM BW nicht zu einer automatisierten Entscheidungsfindung oder einem Profiling verwendet.
